Keilmuan Manajemen Proyek Rekayasa yang ada pada Manajemen Rekayasa dengan Pengimplementasiannya

---

---

 Halo para pembaca...

Saya Dwita Soave Natio Marbun. Saat ini saya belajar di Institut Teknologi Del pada Fakultas Teknologi Industri dengan program studi Manajemen Rekayasa.

    Mungkin banyak yang bertanya-tanya seperti "Manajemen Rekayasa itu bagaimana sih?” Nah, seperti namanya sendiri Manajemen Rekayasa merupakan penggabungan keilmuan manajemen dengan rekayasa(teknik) yang diaplikasikan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan dalam suatu sistem kompleks. Profil lulusannya di Institut Teknologi Del sendiri adalah Business Development Engineer, Supply Chain Engineer, Project Supervisor, Market Engineer, dan Technical Function Engineer. Agar  mahasiswa nantinya mampu mencapai lulusan seperti yang diharapkan tersebut, mahasiswa Manajemen Rekayasa seperti saya dibekali dengan matakuliah yang berhubungan dengan manajemen dan ilmu keteknikan, sebagai contoh saya mengambil salah satu matakuliah yang bernama "Manajamen Proyek Rekayasa" dimana matakuliah ini membekali mahasiswa dengan ilmu/pemahaman yang komprehensif tentang pengetahuan, proses, kemampuan, tools and technique tentang bagaimana merencanakan, mengoptimalkan dan mengelola proyek secara efisien agar dapat diimplementasikan untuk menghasilakan produk, layanan atau hasil lainnya. Dimana hal ini mencakup pengembangan struktur, proses, komponen, dan keterkaitan semua sumber daya untuk keberhasilan pengiriman proyek sesuai jadwal, anggaran, dan persyaratan kualitas dari awal hingga akhir, juga untuk menganalisis masalah potensial selama proyek. Disini saya akan mencoba bebagi informasi ataupun apa saja yang telah saya dapat dari matakuliah Manajemen Proyek Rekayasa tersebut.

Manajemen Proyek

 

    Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga tujuan tersebut tercapai secara tepat guna (efisien) dan efektif. Sumber daya tersebut ialah bahan, mesin/peralatan, cara kerja/metode, dan modal uang. Proyek merupakan suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya sudah digariskan dengan jelas. Proyek mempunyai tiga karakteristik yaitu bersifat unik, dibutuhkan sumber daya (resources) dan organisasi. Dari penjelasan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa Manajemen Proyek adalah suatu proses manajemen pada suatu proyek dari awal hingga akhir proyek agar tujuan proyek tercapai dengan baik, tepat waktu, sesuai mutu yang telah ditetapkan dan sesuai biaya yang disediakan, serta memenuhi keinginan stakeholder. Pada prinsipnya, manajemen proyek merupakan penerapan pengetahuan ketrampilan tools and techniques pada aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala. 

Tahapan Manajemen Proyek

  Pada Manajemen Proyek terdapat tahap-tahap yang berkaitan. Tahap-tahap ini mencerminkan aktivitas proyek dari awal mula proyek hingga proyek berakhir. Tahap-tahap tersebut diantaranya :

 

1. Initiation

Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), agreement, statement of work (SOW), purchase order atau bentuk kesepakatan lainnya. Initiation ialah tahap permulaan dimana ketika sponsor memberikan mandat kerja kepada project manager.

Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen penting yaitu project charter dan stakeholder. Project charter berisi kebutuhan proyek seperti project manager, latar belakang kebutuhan organisai terkait pelaksanaan suatu proyek, target yang ingin dicapai, product description, kriteria sukses suatu produk, kendala-kendala yang akan dihadapi, tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun customer, anggaran dan durasi. Pada stakeholder, berisi daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain ialah identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.

 

2. Planning

Tahap perencanaan ini berisi Project Scope dan pendefinisian aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek. Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau project management plan.

3. Execution

Tahap execuition  berisi tentang pengendalian jadwal, anggran biaya, dan pengawasan mutu. Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind schedule maupun over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk patokan (baseline) baru. Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan lancar.

 

4. Monitoring and Control

Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala.

5. Closing

Closing merupakan proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan, agar ada serah terima antara pemimpin proyek dan stakeholders dan sebagai pernyataan bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan kontrak kerja pun telah selesai.

Project Management Knowledge Area

  Ini merupakan cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek. Knowledge area yang dimaksud terdiri atas :

1. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management)

Proyek ini  mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. Deliverable yang dimaksud bisa berupa : produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran dalam bentuk lain

2. Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management)

Proyek ini  meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan. Permasalahan waktu atau batas waktu pengerjaan proyek ini sangatlah penting,  malah terkadang menjadi hal yang sangat krusial tatkala ada suatu kejadian yang memang mengharuskan suatu proyek selesai. Mengingat urgensi dari permasalahan atau faktor waktu inilah, maka sangatlah diperlukan adanya manajemen waktu (project time management) yang baik.

3. Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management)

Proyek ini  meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya tidak melebihi anggaran yang ditetapkan

4. Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resource Management)

Proyek ini  meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan, mengorganisir dan mengatur project team.

5. Manajemen Resiko Proyek (Project Risk Management)

Proyek ini  meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif resiko terhadap keberhasilan proyek.

6. Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management)

Proyek ini bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien.

7. Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality Management)

Proyek ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan.

8. Manajemen Pengadaan Proyek (Project Procurement Management)

Proyek ini meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor atau kontraktor sesuai jadwal.

9. Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)

Proyek ini meliputi proses dan aktifitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengordinasikan berbagai proses dan aktifitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan. 

Pengimplementasian Manajemen Proyek 

    Dalam menangani suatu proyek perlu adanya kehati-hatian serta kecermatan yang matang, ini dikarenakan suatu proyek merupakan kegiatan yang tidak rutin, sehingga jarang dilakukan atau bahkan sesuatu yang baru dan berbeda dengan apa yang telah dilakukan. Inilah yang membuat perlu adanya manajemen proyek di dalam suatu proyek sebagai pemegang peranan penting agar proyek tersebut dapat terlaksana dengan baik. Suatu proyek selalu memiliki spesifikasi dan ciri-ciri tersendiri, dengan perbedaan pada masing-masing proyek tersebut, maka akan berbeda pula cara pengelolaanya, hal ini menunjukkan bahwa manajemen proyek merupakan peranan yang cukup penting.

    Saya mengambil contoh dengan keadaan dunia saat ini yang terkena wabah dari COVID-19. Dapat dikatakan proyek disetiap negara saat ini adalah upaya penanggulangan wabah COVID-19. Tetapi, wujud penanggulangan yang dirancang oleh pemerintah disetiap negara tentu berbeda-beda. Ini  didasari dengan keadaan lingkup disetiap negara berbeda-beda. Pemerintah Indonesia menetapkan skenario new normal yang dilakukan pada beberapa daerah di Indonesia saat ini. Seperti kita ketahui, new normal merupakan skenario yang  dilakukan pemerintah Indonesia dalam penanggulangan COVID-19 saat ini dalam aspek kesehatan dan sosial-ekonomi. Dapat kita lihat bahwa di Indonesia akibat dari wabah COVID-19 saat ini tidak hanya menggannggu kesehatan masyarakat tetapi juga mengganggu sosial-ekonomi masyarakat. Oleh sebab itu maka pemerintah mengeluarkan skenario new normal tersebut dalam upaya penanganannya. Tentu dalam pelaksanaan penaggulangan wabah COVID-19 di Indonesia para pemerintah juga melakukan tahapan seperti tahapan-tahapan pada manajemen proyek seperti dalam pengadaan alat test, pembangunan rumah sakit, tempat pengasingan masyarakat yang terkena wabah, skenario new normal dan lain sebagainya. Juga dalam upaya penanggulangan wabah ini tidak terlepas dari pola pikir yang ada pada sembilan ilmu manajemen proyek, karena pengambilan kebijakan saat ini yang dilakukan pemerintah Indonesia haruslah penuh kehati-hatian dan kecermatan agar proyek ini dapat membawakan hasil yang baik. Hasil dari proyek penaggulangan wabah COVID-19 yang dilakukan pemerintah saat ini dengan skenario new normal adalah masyarakat dapat hidup berdampingan dengan virus tersebut sehingga terciptanya kekebalan tubuh yang baik dan masalah sosial-ekonomi yang sudah pulih. Namun, apabila proyek penanggulangan wabah ini gagal maka tidak hanya pemerintah selaku pembuat proyek yang dirugikan, tetapi seluruh masyarakat bangsa Indonesia juga dirugikan. 

  Dari contoh yang saya ambil ini dapat dilihat bahwa pengimplementasian manajemen proyek tidak hanya berlaku di proyek konstruksi ataupun proyek bisnis lain yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan. Pola pikir pengambilan keputusan, kebijakan dan perencanaan dalam ilmu manajemen proyek dapat diterapkan pada sistem pemerintahan yang ada. Dapat dilihat juga bahwa peran manajemen proyek untuk menyelaraskan kebutuhan internal dan kondisi eksternal menjadi sangat penting. Sehingga dapat dilihat dengan jelas bahwa manajemen proyek dengan segala fungsi manajemen dan aktivitasnya, merupakan kolaborasi ilmu dan seni manajemen dalam mencapai kinerja proyek yang berhasil guna dan berdaya guna. Adanya manajemen proyek dapat memosisikan eksistensi dan pengadaan proyek sesuai tujuannya dengan nilai tambah tertentu seperti yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan (stakeholder), diantara lain seperti pemerintah pusat dan daerah, pihak swasta dan para masyarakat.

Sekian penjelasan dari saya semoga bermanfaat ya 😊

Reference

A Guide To The Project Management Body of Knowledge. (n.d.). Project Management Institute.

Admin. (2020, June 15). Penetapan New Normal Harus Sesuai Kajian Ahli Epidemiologi. Retrieved from sumeks.co: https://sumeks.co/penetapan-new-normal-harus-sesuai-kajian-ahli-epidemiologi/

Admin. (n.d.). Program Sarjana (S1) Manajemen Rekayasa. Retrieved from del.ac.id: https://www.del.ac.id/?page_id=1789

Fawaid, J. (2020, June 2). Cermat Menerapkan New Normal. Retrieved from news.detik.com: https://news.detik.com/kolom/d-5036963/cermat-menerapkan-new-normal

Global Project Management Handbook. (n.d.). McGRAW_HILL.